Retorno a las oficinas, casi una estrategia militar. Aprende cómo salir triunfante

Poco a poco, los días de mantener a todo tu equipo bajo el esquema de home office se terminarán. ¡Pero, calma! Aún no deseches tus audífonos de videoconferencias y ese sillón ergonómico que adaptaste en casa. Las próximas semanas representarán un gran reto para todas las empresas y todos los profesionistas, sin importar el tamaño del negocio o cuál sea tu posición de la organización. En los siguientes días, tendrás que encontrar la ecuación perfecta para mantener parte de tu equipo en plataformas remotas, mientras que otros operarán en la oficina y en horarios escalonados. ¡Será casi como diseñar una estrategia de guerra! Pero no te preocupes, te compartimos cuáles son los factores que debes considerar para tomar el control.

Hace unos días, la firma global de gestión de talento OCC cuestionó a los mexicanos sobre cómo prefieren que sea este regreso a las oficinas. De acuerdo con la encuesta realizada por la firma, 69% de los mexicanos prefiere regresar bajo un esquema laboral híbrido, mientras que 21% prefiere continuar totalmente en home office.

Pero claro, tú no puedes tomar esta decisión basado sólo en una encuesta o en el deseo de la mayoría. Tu elección se fundamentará en un proceso de segmentación de tus equipos, su perfil y sus necesidades. Así que, no dejes nada al azar y diseña un plan estratégico flexible que te permita garantizar la seguridad de tus trabajadores, sin renunciar a la productividad y sin perder de vista que tu liderazgo en este momento es crucial. Y, por sobre todas las cosas, recuerda siempre fomentar un excelente clima laboral sin importar la modalidad de trabajo.

El primer paso en este proceso será conocer quiénes pueden retornar a las oficinas y quiénes seguirán en home office. Después de que tengas identificada y segmentada tu fuerza laboral rediseñar los protocolos de seguridad, de ingreso, horarios y establece nuevas reglas para el uso de los espacios de oficina.

Paso 1. Segmenta a tu equipo de trabajo

El periodo post-confinamiento traerá consigo nuevas prácticas de interacción en los espacios laborales. Bernardo Quinn, experto en transformación digital y Luis Huete, profesor de la IESE Business School, recomiendan en su artículo La gran decisión del momento: ¿Volver a la oficina o trabajo en remoto?, hacer un retorno por oleadas, donde los primeros en volver serán los que más se necesitan en la oficina y tengan menos riesgos de salud. Después, sumar a los que pueden adoptar las dos formas de trabajo (presencial y remoto). Y, finalmente ––cuando el riesgo pase–– podrías reintegrar a los equipos más vulnerables.

los primeros en volver serán los que más se necesitan en la oficina y tengan menos riesgos de salud. Después, sumar a los que pueden adoptar las dos formas de trabajo (presencial y remoto). Y, finalmente ––cuando el riesgo pase–– podrías reintegrar a los equipos más vulnerables.

Para segmentar a tu equipo de trabajo considerando sus necesidades y las de tu negocio, hazte las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el estado de salud actual de tus empleados? ¿Tienes registro de quienes pudieron estar expuestos o incluso diagnosticados con COVID-19?

2. ¿Cuál es el estado de salud de la familia con la que viven?

3. ¿Quiénes son más vulnerables a enfermarse?

4. ¿Quiénes tienen adultos mayores o niños a su cargo?

5. ¿Quiénes se desplazan en transporte público?

6. ¿Por el trabajo que desempeñan, quiénes deben estar presencialmente en la oficina?

7. ¿Quiénes pueden permanecer trabajando desde casa sin afectar el negocio?

¿Ya tienes las respuestas? Con esta información diseña un esquema [Cuadro 1.] para organizar y segmentar a tu equipo según el grupo al que pertenezca. Recuerda que en cualquier momento todo puede cambiar o los miembros de un grupo pueden pasar a otro. Por eso debes ser flexible y creativo para hacer cambios ágiles, en caso de ser necesario.

Paso 2. Lidera y redefine las reglas de operación con 5 pasos

Ahora que definiste cómo se distribuirán tus equipos de trabajo, es momento de innovar tu liderazgo y lograr la unidad entre tus colaboradores, sin importar en dónde se encuentren, cómo trabajen y en qué horarios lo hagan. Basados en una investigación, expertos del MIT comparten 5 principios que pueden ayudar a los líderes a administrar efectivamente a una fuerza laboral mixta (presencial y remota).

1. Manten una comunicación continua y transparente con todo tu equipo de colaboradores. Esto dará seguridad y certidumbre en medio de un ambiente de incertidumbre.

2. Por medio de un programa de salud, ofrece apoyo físico y mental a todos los colaboradores.

3. Guía y ayuda a tus empleados para que se sientan motivados y sean más productivos.

4. Establece un horario de desconexión y pide a todos los líderes que lo respeten. Esto permitirá que el empleado remoto pueda tener un equilibrio entre su vida personal y laboral.

5. En esta nueva modalidad de trabajo, no pierdas de vista tus prioridades de negocio. Mantén presente cuáles son tus nuevos objetivos y asegúrate que tu equipo te ayude a cumplirlos.

Es posible que en este nuevo esquema, las personas que no están en la oficina sientan que su trabajo está en riesgo, así que como líder debes mantener el canal de comunicación abierto y despejar todas las dudas que se generen en el camino. De la misma forma, el reconocimiento se convierte en una herramienta fundamental.

Recuerda que en esta carrera hacia la reinvención, todo puede cambiar, así que este esquema de trabajo debe ser lo suficientemente flexible para pasar de un modelo híbrido a uno 100% remoto, de un momento a otro.

Las nuevas reglas de juego

Ya segmentaste a tu equipo, definiste cómo lograrás mantener la unidad bajo este nuevo esquema y tienes fecha de regreso a la oficina.

Pero, ¿ya cuentas con los protocolos de seguridad e ingreso? Recuerda que las medidas de seguridad en esta etapa son vitales, de lo contrario todos tus esfuerzos se irán directo a la basura.

Aquí te hacemos un repaso de nuestro blog anterior para que retomes algunas de las medidas que deberás implementar para un retorno seguro.

Adicionalmente el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) está ofreciendo cursos ––según el giro de tu negocio–– para reinventar la forma de trabajo bajo los protocolos de seguridad, y la Organización Mundial de la Salud (OMS) ha publicado una serie de orientaciones y guías para lugares de trabajo.

Dado que existe la posibilidad de que alguno de tus colaboradores pudiera contraer el virus, la OMS recomienda:

• Desinfectar toda el área de trabajo

• Cerrar o aislar la zona afectada

• Contar con una ruta de evacuación del personal para evitar que entren en contacto con la zona afectada

• Efectuar el protocolo de detección de posibles contactos en el medio laboral

• Avisar a las personas que hayan estado en contacto con la persona infectada

Recuerda que muchas de estas acciones seguirán siendo necesarias en los próximos meses para prevenir brotes del virus COVID-19, por lo cual no puedes relajarte en ningún momento.

Esperamos que todos tus planes para un retorno al trabajo sea exitoso, cuéntanos más sobre cómo diseñarás tu estrategia de retorno.